Skip navigationen

Referat

Mandag den 25. maj 2020 kl. 16:00

Mødested:
Udvalg: Økonomiudvalget
Medlemmer: Ebbe Kyrø (T), Eik Dahl Bidstrup (V), Kenneth Gøtterup (C), Morten Dreyer (O), Nicolaj Bertel Riber (A), Peter Læssøe (T), Ole Hansen (A)
Afbud fra:
Bemærkninger: Godkendelse af dagsorden: Godkendt.
  • 1
    Forslag til administrativ organisationsændring
    Sagsid.: 20/1684

    RESUMÉ:

    Økonomiudvalget forelægges første tilbagemelding på strukturel analyse om ledelse. Tilbagemeldingen indeholder forslag om nedlæggelse af to afdelingschefstillinger. Konsekvenserne af ændringer i antallet af afdelingschefer vil også medføre ændrede opgaveporteføljer for direktionen.

    INDSTILLING:

    Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget

    1. Godkender at sende scenarie for ny administrativ organisation (indeholdende nedlæggelse af 2 afdelingschefstillinger) i høring i HMU og CMU Forvaltning til den 08. juni 2020.

    2. Godkender tids- og procesplan for ændring af administrativ organisering.

    BESLUTNING: Økonomiudvalget den 25-05-2020

    Ad 1:

    Ændringsforslag fra AOTV:

    Nedlæggelse af afdelingschef for It og Digitalisering og af afdelingschef for Økonom. It og Digitalisering ledes af en teamleder, som refererer til direktør Asger Villemoes. Økonomi ledes af en daglig leder, som refererer til kommunaldirektør Henrik Harder

    For stemte:

    6 (A+O+T+V)

    Imod stemte:

    Undlod at stemme:

    1 (C)

    Godkendt.

    Ad 2:

    For stemte:

    6 (A+O+T+V)

    Imod stemte:

    Undlod at stemme:

    1 (C)

    Godkendt.

    SAGSFREMSTILLING:

    Den 30. april 2020 vedtog Kommunalbestyrelsen, at administrationen skal arbejde med en række strukturelle analyser. Formålet med de strukturelle analyser er at levere forslag til at skabe et budget i balance for budget 2021-2024, samt at undersøge om vi i Dragør Kommune kan gøre tingene smartere med henblik på at styrke den faglige kvalitet i organisationen. En af de strukturelle analyser omhandler ledelse, og for at understøtte et budget i balance, er det nødvendigt også at undersøge muligheden for at reducere i topledelsen.

    Direktionen har i opstarten af analysen valgt at den strukturelle analyse om ledelse skal deles i to: 1) En analyse om topledelsen, hvilket inkluderer afdelingschefer og direktion. 2) En analyse om de øvrige ledelseslag.

    Nærværende sag omhandler del 1 vedrørende topledelsen. Opdelingen er valgt for hurtigt at kunne skabe en klar ressourcemæssig ramme for topledelsen i Dragør Kommune. Topledelsen er defineret som værende afdelingschefer og direktion (bilag 1: Administrativ organisering).

    Ad 1:

    Den økonomiske situation kræver en reduceret topledelse

    Dragør Kommune står i en økonomisk svær situation med budgetoverskridelser igennem flere år og med en lav likviditet. Situationen skal håndteres ved hjælp af stram økonomistyring, men også med de nødvendige reduktioner i budgetter.

    I forhold til ledelsesspændet og ledelseskompleksiteten vurderer direktionen, at dette er størst hos afdelingscheferne for fagområderne. På den baggrund vurderes det have de største konsekvenser for levering af ydelser på de borgerrettede opgaver, hvis der reduceres i antallet af afdelingschefer på fagområderne. Direktionen vurderer derfor, at hvis der skal reduceres af ledelse på afdelingschefniveau, så skal det foregå på stabsområdet. Det hænger også sammen med at kommunalbestyrelsen i Dragør Kommune gennem politikker og politiske tilkendegivelser ønsker en kommune med borgeren i centrum. 

    I dag er der tre afdelingschefstillinger på stabsområdet:

    • Stabschef - Borgmestersekretariat og Personale
    • It- og digitaliseringschef
    • Økonomichef

    Stabschefstillingen for Borgmestersekretariat og Personale har en faglig bredde i form af opgaveløsninger inden for forskellige typer af sekretariatsbetjening, lønområdet, HR, kantine, rådhusbetjente, jura, kommunikation, valg og politiske betjening. Med et reduceret antal afdelingschefer vil der netop være behov for, at alle afdelingschefer har en bredde i deres opgaveportefølje.

    De øvrige afdelingschefstillinger på stabsområdet - IT og Digitalisering samt Økonomi – har ikke samme faglige bredde. Opgaverne der løses på de områder har karakterer af at være af mere monofaglig karakter. På den baggrund vurderes det at være mindst indgribende, at nedlægge disse stillinger.

    Scenarie for ny administrativ organisering

    Opgaverne, som i dag løses af afdelingschef for II og Digitalisering, foreslås fremover at blive ledt af en teamleder. Omkostninger til teamleder findes inden for afdelingens eksisterende budgetramme. Teamlederen refererer til direktør Asger Villemoes Nielsen.

    Opgaverne, som i dag løses af afdelingschef for Økonomi, foreslås fremover at blive ledt af Stabschefen for Borgmestersekretariat og Personale. Dermed skabes der en større sammenhæng og helhed i løsning af stabsopgaverne. Der vil fortsat være en daglig leder af økonomiafdelingen, men i stedet for at referere til Økonomichefen, vil lederen referere til stabschefen for Borgmestersekretariat og Personale. Kommunaldirektør Henrik Harder har fortsat det overordnede ansvar for Økonomi.

    Direktionen

    Organiseringen af afdelingschefer skal ses i tæt sammenhæng med organiseringen af direktionen. Det foreslås, at fastholde antallet af direktører på tre, for at sikre:

    • En god servicering af kommunalbestyrelsen, af de stående udvalg og af §17.4 udvalg.
    • Udvikling af en enhedsdirektion, med en bred viden om organisationen og hvor blikket er på udvikling af den samlede organisation.
    • Tæt sammenhæng mellem sikker drift og målrettet udvikling.

    En fastholdelse af tre direktører skal også medføre, at direktionen skal påtage sig konkrete driftsopgaver. Direktionen kan således også påtage sig nogle af de ledelsesopgaver, som i dag varetages af afdelingschefer. Direktionen skal både agere strategisk i et helikopterperspektiv samt have fingeren på organisationens driftspuls. Den skal ligeledes understøtte, at der er et klart defineret styringsgrundlag, og at der i organisationen er et tydeligt prioriteret overblik over kommunes styringsdokumenter. Et overblik som skal sikre, at der inden for de mulige ressourcer, arbejdes målrettet med at indfri de politiske målsætninger.

    Ad 2:

    Tids- og procesplan er vedlagt som bilag 2. Af den fremgår det at den nye organisering foreslås at blive implementeret fra den 1. august 2020. I processen lægges der op til involvering af MED-systemet og af lederne. Dette gøres for at sikre de bedste forudsætninger for etablering af en velfungerende ny administrativ organisering.

    LOVE/REGLER:

    Ingen bemærkninger.

    ØKONOMI/PERSONALEFORHOLD:

    Reduktion af afdelingschefer, som foreslået i denne sag, vil medføre afskedigelser af en afdelingschef. Afdelingschefstillingen for IT og Digitalisering er vakant fra den 01. juni 2020. Denne stilling bliver ikke genopslået, men nedlagt.

    Provenuet fra reducerede lønudgifter til afdelingschefer foreslås at indgå i budget 2021.

    KOMMUNIKATION/HØRING:

    Der igangsættes en høring i organisationen fra den 26.maj 2020 til den 08.juni 2020 i HMU og CMU Forvaltning, som er de MED-udvalg den nye administrative organisering får særlig betydning for.

    RELATION TIL POLITIKKER:

    Ingen bemærkninger.

    BESLUTNINGSPROCES:

    Ekstraordinært møde i økonomiudvalget den 25. maj 2020.

    Økonomiudvalget den 11. juni 2020.

    Bilag

  • 2
    Låneoptagelse - indefrosne ejendomsskatter 2020
    Sagsid.: 20/1683

    RESUMÉ:

    Sagen vedrører låneoptagelse til dækning af indefrosne ejendomsskatter i 2020

    INDSTILLING:

    Administrationen indstiller,

    1. at der optages lån for 4.300.000 kr., vedr. indefrosne ejendomsskatter,

    2. at der optages et fast forrentet lån.

    BESLUTNING: Økonomiudvalget den 25-05-2020

    Ad 1 og 2 indstilles over for KB.

    SAGSFREMSTILLING:

    På baggrund af kommunens likviditetsmæssige situation er der fremsat et politisk ønske om at fremrykke kommunens låneoptagelse for lån til hhv. ”indefrysning af lån til ejendomsskatter til pensionister (gammel ordning) og ”låneoptagelse til midlertidig indefrysningsordning for grundskyld”. I tidligere år er låneoptagelse vedr. disse poster sket på baggrund af de i regnskabet opgjorte poster. Ved at fremrykke tidspunktet for låneoptagelsen vil låneopgørelsen ske på baggrund af den forventede indefrysning i 2020. Den forventede indefrysning er opgjort på baggrund af status for de 4 første måneder af 2020, sammenholdt med udviklingen i 2019. Der er for begge ordninger en markant usikkerhed i vurdering af lånemulighederne, da den for den gamle ordning vil være påvirket af bl.a. ønsket om at benytte ordningen, indfrielse som følge af salg og død, mens der for den nye ordning fra 2018 dels er et meget lille erfaringsgrundlag dels påvirkes indefrysningerne af omsætningen på ejendomsmarkedet. Der er således stor risiko for at der enten optages mindre i lån end muligt eller der optages for meget i lån, som skal tilbagebetales efter regnskabsafslutningen i 1. kvartal 2021.

    Det skal i denne forbindelse oplyses, at den samlede lånerammen vedr. ejendomsskatter for 2019 var budgetteret til 9,4 mio. kr. men på baggrund af regnskab 2019, blev opgjort til 3,37 mio. kr. Forskellen skyldes at der blev indefrosset et lavere beløb på den nye ordning end budgetteret, samt at der har været en højere grad af indfrielse end forventet.

    For budget 2020 er den samlede låneoptagelse til indefrosne ejendomsskatter budgetteret til i alt 17,7 mio. kr. fordelt med 5,0 mio. kr. på gammel ordning og 12,7 mio. kr. på ny ordning, men en umiddelbar vurdering på baggrund af erfaringerne fra 2019 peger på at dette niveau er for højt.

    Med udgangspunkt i den ovenfor beskrevne metode er kommunens låneramme vedrørende ejendomsskatter for 2020 er opgjort til 4.300.000 kr.

    LOVE/REGLER:

    Bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v.

    ØKONOMI/PERSONALEFORHOLD:

    Optagelse af lånet vil på kort sigt forbedre kommunens gennemsnitlige kassebeholdning idet låneoptagelsen fremrykkes fra april 2021 til medio 2020.

    Der forventes optaget et 25 årigt lån, der forventes påbegyndt afdrag ultimo 2020, hvilket vil indgå i 2. budgetopfølgning.

    KOMMUNIKATION/HØRING:

    Ingen bemærkninger.

    RELATION TIL POLITIKKER:

    Låneoptagelse sker i henhold til Dragør Kommunes porteføljepolitik og økonomiske politik.

    BESLUTNINGSPROCES:

    Ekstraordinært møde i økonomiudvalget den 25. maj 2020.

    Kommunalbestyrelsen den 28. maj 2020.